OnBoarding bezeichnet den Prozess, der es neuen Mitgliedern in einer Organisation ermöglicht, sich möglichst gut in diese zu integrieren. Hierfür entwickeln Organisationen – wie Unternehmen – spezielle Programme, die neuen Mitgliedern nicht nur ihren Arbeitsplatz zeigen, sondern Kolleg*innen vorstellen. Darüberhinaus soll ein OnBoarding-Prozess die Kultur der Organisation vermitteln.

Onboarding: Neue Mitarbeiter einzustellen kann in Großkonzernen wie auch bei eingespielten Teams in Kleinbetrieben gleichermaßen kompliziert sein. Verantwortlichkeiten werden umverteilt, Unternehmensabläufe müssen erlernt, Motivation und Produktivität aller Beteiligten aufrechterhalten werden. Innovative Augmented und Virtual Reality Lösungen ermöglichen dank der Implementierung einer virtuellen in die physikalische Realität eine schnelle und reibungslose Einarbeitung des neuen Mitarbeiters und eine Identifikation mit den Unternehmenswerten bereits vor dem ersten Arbeitstag.

Wie lässt sich Onboarding definieren?

Willkommen an Bord: Der Begriff „Onboarding“ fasst den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter unter Zuhilfenahme zielgerichteter Integrationsmaßnahmen zusammen. Maßgeschneiderte Instrumente und vorausschauende Planung sollen die zahlreichen Herausforderungen erleichtern, die vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis zur Beendigung der Probezeit auf alle Beteiligten warten. Von einer gelungenen Teambildung über klare Aufgabenverteilungen bis zu internen Unternehmensstrukturen.

Wie gestaltet sich ein Onboarding-Prozess?

Onboarding-Prozesse lassen sich grob in drei Phasen aufteilen: die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Tätigkeitsbeginn, der ersten Woche im neuen Unternehmen und dem weiteren Arbeitsalltag bis zur Beendigung der Probezeit und der Übernahme als Vollzeitkraft. Entsprechend fallen verschiedene Aufgaben an, um gemäß der Unternehmensphilosophie einen hürdenlosen Start des neuen Mitarbeiters sicherzustellen und von Beginn an eine angenehme und kollegiale Arbeitsatmosphäre zu gewährleisten.

  • 1. Phase: Durch die Vorab-Bereitstellung von Informationen kann sich der neue Mitarbeiter bereits vor seinem Arbeitsstart über Unternehmenswerte informieren, Namen und Positionen künftiger Kollegen erlernen, sich mit Computerprogrammen vertraut machen. Im Unternehmen müssen Vorbereitungen zu Zugriffsrechten getroffen, der Arbeitsplatz ausgestattet, Schlüssel oder Chipkarten angefertigt werden.
  • 2. Phase: Die Bedeutung des ersten Arbeitstages ist nicht zu unterschätzen: Von ihm können Motivation und Arbeitseinstellung ebenso abhängen wie die Verständigung mit anderen Mitarbeitern. Auf dem Onboarding-Programm stehen eine allgemeine Einführung in die Unternehmenskultur, die Einarbeitung in individuelle Aufgabenfelder sowie die Vorstellung aller Kollegen. Auch ein Überblick über die Produktpalette oder präzise Erklärungen zu Dienstleistungen erweisen sich als essenziell für eine effektive Tätigkeitsaufnahme. Ein Rundgang durch das Gebäude, Besuch der Kantine, Einführungen in Softwareprogramme und die Handhabung technischer Geräte sorgen für eine Identifikation des Mitarbeiters mit seinem neuen Unternehmen.
  • 3. Phase: Regelmäßige Feedbackgespräche können mögliche Unstimmigkeiten der ersten Wochen auf direktem Wege ausräumen. Zudem eingefahrene Prozesse überdenken und zum Wohle des Unternehmens umgestalten.

Augmented und Virtual Reality für einen reibungslosen Jobeinstieg

Dank der zunehmenden Digitalisierung und technischen Möglichkeiten können Personalabteilungen nicht nur Mitarbeitern den Job-Einstieg erleichtern, sondern auch sich die Arbeit. Im Bereich des Onboardings sind VR und AR höchst effiziente Bausteine.

  • VR: perfekt für Onboarding-Phase 1: Der Erwerb einer virtuellen Datenbrille zahlt sich beim Onboarding in jeglicher Hinsicht aus. Bereits in den Tagen vor seinem ersten Arbeitstag kann sich der neue Mitarbeiter in Echtzeit in sein künftiges Büro begeben. Oder in andere Betriebsbereiche versetzen und den Geschäftsführer kennenlernen, der die Übersee-Filiale leitet. Vergangene Firmenpräsentationen lassen sich jederzeit abrufen und geben Einblick in Arbeitsweise und Philosophie des neuen Arbeitgebers. Dieser wiederum spart Zeit und Kosten, indem er per Virtual Reality digitalen Informationsabrufe ermöglicht.
  • AR für Onboarding-Phasen 2 und 3: Gegenüber VR wird die Umgebung des neuen Mitarbeiters bei der Implementierung von AR nicht komplett durch eine virtuelle Welt ersetzt, sondern partiell ergänzt. So lassen sich in den ersten Arbeitswochen über spezifische Apps Druckeranleitungen ins Displayfeld des Smartphones spielen. Oder noch einmal per Gesichtserkennung Namen der Kollegen abrufen. Indoor-Navigationssysteme führen auf direktem Wege durch die Gänge des weitläufigen Unternehmensgebäudes zum Meetingraum.

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Suhail Ahmad

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Suhail Ahmad – Individual Solutions & Business Development