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Videokonferenzen sind spätestens seit Anfang 2020 zur Normalität geworden. Wir alle haben uns daran gewöhnt, uns nicht mehr in realen Meetingräumen zu treffen, sondern Tools wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams zu nutzen. Die Videomeetings erleichtern unseren Alltag, besonders in Zeiten von Home Office enorm. Doch für viele fehlt die persönliche Komponente. Der Einsatz von Virtual Reality in Ihren Meetings kann hier Abhilfe leisten und ein Gefühl von Nähe vermitteln, das bei reinen Videomeetings auf der Strecke bleibt.

Was sind Virtual Reality Meetings?

Beginnen wir damit, zu klären, was Virtual Reality Meetings überhaupt sind. In einem Virtual Reality Meeting treffen sich die Teilnehmer:innen mit Hilfe einer VR-Brille in einem virtuellen Raum. Sie werden in der virtuellen Welt durch Avatare vertreten, die je nach Software ganz unterschiedlich aussehen und personalisiert werden können. Die Teilnehmer:innen können ihre Avatare, durch die Controller in dem Raum bewegen. Je nach Hard- und Software durch unterschiedliche Befehle. Der Raum kann über Plätze für die Teilnehmer:innen und eine Präsentationsfläche und/oder ein Whiteboard verfügen. Je nach Software stehen unterschiedliche Räume zur Verfügung: kleine Räume, Meetingräume ohne Medienfläche, Klassen- oder Ausstellungsräume, Galerien, Plenarsäle, Parks, Unterwasserwelten oder der Weltraum – die Möglichkeiten sind schier grenzenlos. Oft können die Räume an die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen angepasst werden, so können beispielsweise selber Medienflächen in einen Raum integriert werden oder es stehen 3D-Objekte zur Verfügung, die in dem Raum platziert werden können.

Welche Vorteile haben Virtual Reality Meetings?

Ähnlich wie bei Videomeetings ist ein Vorteil von Virtual Reality Meetings, dass die Teilnehmer:innen nicht an einen bestimmten Ort gebunden sind. Steht ihnen die Hardware und eine stabile Internetverbindung zur Verfügung, können sie von überall auf der Welt teilnehmen. Ein Vorteil gegenüber Videomeetings ist, dass bei den Teilnehmer:innen das Gefühl entsteht sich tatsächlich im selben Raum zu befinden. Körpersprache und sogar Blickkontakt lassen sich in der virtuellen Welt anders und teilweise besser als bei der videobasierten Variante vermitteln. Auch die Immersion spielt hier eine wichtige Rolle. Denn die Teilnehmer:innen tauchen in Virtual Reality Meetings vollkommen in diese Welt ein. Beim Lernen in VR sind die Teilnehmer:innen bis zu viermal fokussierter als E-Learning-Teilnehmer:innen. Das zeigt sich auch in Virtual Reality Meetings, denn durch die VR-Brille sind sie abgeschottet von der Außenwelt und konzentrieren sich auf das Meeting. Ablenkung und Träumerei sind damit passé. Dadurch sind Virtual Reality Meetings verglichen mit Videomeetings oft deutlich produktiver.

Rahmenbedingungen: Was brauche ich für ein Virtual Reality Meeting?

Um ein Virtual Reality Meeting durchzuführen, müssen zunächst die passenden Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dazu wird die passende Hardware benötigt. Doch die beste VR-Brille nützt nichts, ohne die richtige Plattform. Es ist also zu Beginn etwas mehr Vorbereitung notwendig, doch das war bei den mittlerweile etablierten Tools für Videomeetings anfangs nicht anders.

Hardware

Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu Virtual Reality Meetings ist die Auswahl der richtigen Hardware. Es gibt mittlerweile zahlreiche Modelle in unterschiedlichen Preisklassen. Eine einfaches Cardboard, in welches ein Smartphone eingelegt wird, gibt es schon für unter 10 € zu kaufen. Für Highend-Geräte können die Kosten aber auch schon einmal auf über 7.000 € steigen. Bei diesen Modellen wird dann häufig zusätzlich ein leistungsstarker PC benötigt, der kostentechnisch ebenfalls ins Gewicht fällt. Es gibt aber durchaus gute VR-Brillen, die autark, also ohne zusätzlichen PC, laufen und nicht nur in der Bedienung und Handhabung überzeugen, sondern auch preislich. Beispielsweise die Oculus Quest 2, die je nach Ausführung ab ca. 350 € zu haben ist oder die Pico Neo Pro ab ca. 600 €. Bei beiden Modellen ist die benötigte Technik direkt im Headset verbaut und es wird keine zusätzliche Hardware benötigt. Da die Modelle nachdem sie eingerichtet wurden, direkt nach dem Einschalten funktionieren, sind sie besonders für Einsteiger gut geeignet.

Software

Die richtige VR-Brille ist nur dann etwas wert, wenn sie in Verbindung mit der richtigen Plattform genutzt wird. Auch hier gibt es zahlreiche Anbieter, zu unterschiedlichen Preisen und Zwecken. Spatial oder Glue bieten in der Basisversion ein recht breites Gesamtpaket kostenlos an. Hier stehen unterschiedliche Räume mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung, die relativ einfach angepasst werden können. Auf beiden Plattformen können Präsentationen gehalten oder Brainstormings gemacht werden. Die Plattformen stehen außerdem auch Nutzer:innen ohne VR-Brille über eine Desktop-Version zur Verfügung. 

Die Plattform Possibl ist nicht explizit auf Virtual Reality Meetings ausgelegt, bietet aber dennoch die Möglichkeit sich in einem virtuellen Meetingraum zu treffen, Präsentationen zu zeigen, Videos abzuspielen oder gemeinsam ein Whiteboard zu nutzen. Zusätzlich haben die Teilnehmer:innen hier Zugriff auf verschiedenen Trainingsinhalte in Form von 360 oder 180 Grad Videos und 3D-Trainings. 

Der dänische Anbieter MeetinVR bietet ebenfalls verschiedene Räume für unterschiedliche Bedürfnisse an. Es gibt beispielsweise einen medienfreien Raum für bis zu sechs Teilnehmer:innen, bei dem die Umgebung angepasst werden kann oder einen größeren Raum für bis zu 20 Teilnehmer:innen mit sechs Whiteboards.

Was muss ich sonst noch beachten?

Ein gutes Onboarding ist unerlässlich. Jeder, der an Virtual Reality Meetings teilnehmen soll, muss die VR-Brille bedienen können, um eine Interaktion in VR zu ermöglichen. Dazu eignen sich Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die die VR-Brille und die Controller erklären und jeden Klick bis zur gewählten Plattform enthalten. Diese stellt man idealerweise als schriftliches Dokument mit Bildern und als Video bereit. Auf einigen VR-Brillen steht außerdem ein Tutorial zur Verfügung, das die Bedienung der VR-Brille erklärt, auch diese sind empfehlenswert und sollten besonders von Einsteigern absolviert werden. 

Bevor Sie ein Virtual Reality Meeting mit einer größeren Gruppe machen, sollten Sie jedem einzelnen die Möglichkeit eines zusätzlichen, persönlichen Onboardings geben. Je nachdem in welchem Umfang das eigentliche Virtual Reality Meeting geplant ist, sollte dies sogar ein Pflichttermin sein, um sicher zu gehen, dass zum  Meeting alle fit im Umgang mit der Technik sind. – Aber keine Sorge, das muss natürlich nicht jedes Mal sein. Ein oder zwei Meetings in VR und die Bedienung ist ein leichtes für die Teilnehmer:innen. 

Virtual Reality Meetings sollten zeitlich begrenzt werden, da auch hier die Konzentration irgendwann abnimmt und es für die Teilnehmer:innen anstrengend wird – Stichwort: Motion Sickness. Gerade am Anfang sollte man die VR-Phasen auf 30 bis 45 Minuten begrenzen. Geübtere Teilnehmer:innen können auch eine bis anderthalb Stunden in VR verbringen und merken eher, wenn es Zeit ist das Meeting zu beenden. 

Fazit

Virtual Reality Meeting sind eine gute Möglichkeit Videomeetings zu erweitern und teilweise zu ersetzen. Die Meetings werden durch den Einsatz von VR produktiver und die Interaktion zwischen den Teilnehmer:innen ist höher. Es lohnt sich unserer Meinung nach extrem einen Blick in die virtuelle Richtung zu werfen, vor allem wenn man die grenzenlosen Möglichkeiten von VR alleine im Bereich der Meetings bedenkt. Wenn Sie Interesse an Virtual Reality Meetings haben oder Fragen zum Thema Virtual Reality allgemein, dann stehen wir Ihnen gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.

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Suhail Ahmad – Individual Solutions & Business Development